Como responder a una citacao de OSHA

¿O que es una citacao de OSHA?

Una citacao de OSHA es un aviso formal emitido por la Administración de Seguranca y Salud Ocupacional (o por una agencia de plan estatal) después de que un oficial de conformidade ha inspeccionado un lugar de trabajo y encontrado violacoes de las normas de OSHA. La citacao describe cada presunta violacao, identifica la norma especifica de OSHA infringida (por ejemplo, 29 CFR 1926.501(b)(1) para protecao contra quedas), propone una multa monetaria y establece una fecha de corrección (abatement) para la cual el empleador debe corregir el perigo.

Las citacoes son emitidas por el director de área de OSHA y entregadas al empleador por correo certificado. No se emiten en el sitio durante la inspecao — normalmente hay un intervalo de semanas a meses entre la inspecao y la citacao.

Tipos de violacoes de OSHA

Comprender la clasificación de su violacao es fundamental porque determina el rango de la multa y la gravedad con que OSHA trata el asunto:

No grave (other-than-serious). Una violacao que tiene una relación directa con la seguranca y la salud en el trabajo pero que probablemente no causaría la muerte ni daño físico grave. Multa máxima: $16,131 por violacao (monto ajustado de 2026).
Grave (serious). Una violacao en la que existe una probabilidad sustancial de que pudiera resultar la muerte o un daño físico grave, y el empleador sabía o debería haber sabido del perigo. Multa máxima: $16,131 por violacao.
Intencional (willful). Una violacao que el empleador cometió de manera intencional y a sabiendas, o con clara indiferencia hacia la ley. Multa máxima: $161,323 por violacao. Multa mínima: $11,524.
Repetida (repeat). Una violacao de la misma norma o de una sustancialmente similar dentro de los últimos cinco años. Multa máxima: $161,323 por violacao.
Falta de corrección (failure to abate). No corregir una violacao previamente citada para la fecha de corrección. Multa: hasta $16,131 por cada día que la violacao continúe más allá de la fecha de corrección.

Para un desglose completo de los montos de multas vigentes y como se calculan, consulte nuestra guia de multas y multas de OSHA 2026.

El período de impugnación de 15 días hábiles

Este es el plazo más crítico del proceso de citacao. A partir de la fecha en que recibe la citacao (la fecha de entrega por correo certificado), tiene exactamente 15 días hábiles para actuar. Durante este período, usted puede:

Aceptar la citacao — pagar la multa y corregir el perigo para la fecha de corrección.
Solicitar una conferencia informal — reunirse con el director de área de OSHA para discutir la citacao, negociar las multas o ajustar las fechas de corrección.
Presentar un Aviso de Impugnación (Notice of Contest) — impugnar formalmente la citacao, la multa o la fecha de corrección ante la Comisión de Revisao de Seguranca y Salud Ocupacional (OSHRC).

Puede seguir las opciones 2 y 3 simultáneamente — solicitar una conferencia informal no extiende ni reemplaza el plazo de 15 días para presentar una impugnación formal. Si está considerando impugnar, presente el Aviso de Impugnación dentro de los 15 días, incluso si hay una conferencia informal programada después de esa fecha.

¿O que cuenta como un "día hábil"?

Los días hábiles son de lunes a viernes, excluyendo los días feriados federales. El conteo comienza el día siguiente a la recepción de la citacao. Si el día hábil número 15 cae en fin de semana o feriado, el plazo se extiende hasta el siguiente día hábil. La fecha de recepción suele ser la fecha que aparece en el registro de entrega del correo certificado.

¿O que sucede si no cumple el plazo de 15 días?

Si no presenta un Aviso de Impugnación dentro de los 15 días hábiles, la citacao se convierte en una orden final de la Comisión de Revisao de Seguranca y Salud Ocupacional. Esto significa que:

La citacao ya no es impugnable. No puede cuestionar la violacao, la multa ni la fecha de corrección.
La multa se convierte en una deuda con el gobierno federal. OSHA puede remitir las multas impagas al Departamento del Tesoro de los EE. UU. para su cobro.
La fecha de corrección es legalmente vinculante. No corregir el perigo para la fecha de corrección activa multas adicionales por falta de corrección de hasta $16,131 por día.
La citacao pasa a formar parte de su historial de inspecoes de OSHA. Las futuras violacoes de la misma norma o de una similar dentro de cinco años pueden clasificarse como violacoes repetidas, con multas de hasta $161,323.

En circunstancias muy limitadas, la OSHRC puede otorgar exención de una orden final bajo la Regla 60(b) de las Reglas Federales de Procedimiento Civil — por ejemplo, si el empleador nunca recibió la citacao debido a un error de entrega. Pero esto es excepcionalmente raro y no se debe contar con ello.

Opción 1: Aceptar la citacao

Si está de acuerdo con la citacao, puede aceptarla mediante:

El pago de la multa propuesta antes de la fecha de vencimiento. OSHA proporciona instrucciones de pago con la citacao, incluyendo pago en línea, cheque o giro postal.
La corrección del perigo para la fecha de corrección y la certificación de la corrección ante OSHA. Para violacoes graves, intencionales y repetidas, debe presentar una certificación escrita de que el perigo ha sido corregido (certificación de corrección) a la oficina de área de OSHA que emitió la citacao.
La colocación de la citacao. Bajo 29 CFR 1903.16, los empleadores deben colocar la citacao (o una copia) en o cerca del lugar de la violacao durante tres días laborables o hasta que el perigo sea corregido, lo que sea más largo. No colocarla es en sí misma una violacao citable.

Opción 2: Solicitar una conferencia informal

Una conferencia informal es una reunión (en persona o por teléfono) con el director de área de OSHA que emitió la citacao. Es la forma más común en que los empreiteiros resuelven citacoes sin un procedimiento legal formal. Debe solicitar la conferencia informal lo antes posible después de recibir la citacao — idealmente dentro de los primeros días — porque debe completarse antes de que venza el período de impugnación de 15 días (a menos que tambem presente un Aviso de Impugnación para preservar sus derechos formales).

¿O que se puede negociar en una conferencia informal?

Reducción de la multa. OSHA tiene la facultad de reducir las multas propuestas con base en la buena fe, el tamaño del empleador y el historial de violacoes. Reducciones del 25 al 50% son comunes para empleadores pequeños que demuestran buena fe y corrigen los perigos con prontitud.
Extensión de la fecha de corrección. Si necesita más tiempo para corregir el perigo (por ejemplo, si debe pedir equipo correctivo), el director de área puede otorgar una extensión.
Reclasificación de la violacao. En algunos casos, el director de área puede acordar reclasificar una violacao (por ejemplo, de grave a no grave) con base en evidencia adicional presentada por el empleador.
Retiro de la citacao. Si puede demostrar que la citacao se emitió por error — por ejemplo, que la norma citada no se aplica a su trabajo o que la condicao descrita no existía — el director de área puede retirar la citacao por completo.

Como prepararse para una conferencia informal

Revise la citacao cuidadosamente. Identifique las normas especificas citadas, la base fáctica descrita y las multas propuestas.
Reúna documentacao: su programa de seguranca escrito, registros de treinamento, bitácoras de inspecao de equipos, fotografías de las condicoes y cualquier evidencia de que el perigo ha sido corregido.
Prepare una narrativa clara: qué hizo antes de la inspecao, qué hizo para corregir el perigo después de la inspecao y qué está haciendo para prevenir que se repita.
Sea profesional y cooperativo. El director de área tiene una discreción considerable, y un enfoque constructivo produce mejores resultados.

Opción 3: Presentar un Aviso de Impugnación

Si cree que la citacao es incorrecta — la violacao no ocurrió, se aplicó la norma equivocada, la multa es excesiva o la fecha de corrección no es razonable — puede impugnar formalmente la citacao presentando un Aviso de Impugnación ante la oficina de área de OSHA dentro de los 15 días hábiles.

Como presentarlo

Un Aviso de Impugnación es una declaración escrita entregada al director de área de OSHA. No necesita seguir un formato especifico, pero debe:

Indicar claramente que usted está impugnando la citacao, la multa propuesta, la fecha de corrección o cualquier combinación.
Identificar la(s) citacao(es) y el(los) ítem(s) que se impugnan.
Tener matasellos o ser entregado dentro de los 15 días hábiles de haber recibido la citacao.

OSHA reenvía el Aviso de Impugnación a la Comisión de Revisao de Seguranca y Salud Ocupacional (OSHRC), una agencia federal independiente que adjudica las citacoes impugnadas. El caso se asigna a un juez de derecho administrativo (ALJ) que celebra una audiencia y emite una decisión.

O que esperar en una impugnación formal

Asignación del caso. La OSHRC asigna el caso y ambas partes intercambian informacao a través del proceso de descubrimiento (discovery).
Oportunidad de acuerdo. La mayoría de los casos impugnados se resuelven mediante acuerdo antes de la audiencia. El Procurador del Trabajo (Solicitor of Labor) de OSHA puede negociar un acuerdo que reduzca las multas, modifique los requisitos de corrección o reclasifique las violacoes.
Audiencia. Si el caso no se resuelve por acuerdo, un ALJ celebra una audiencia tipo juicio en la que ambas partes presentan evidencia y testigos. Los empleadores pueden representarse a sí mismos, pero se recomienda enfáticamente contar con asesoría legal para casos de violacoes intencionales o repetidas.
Decisión. El ALJ emite una decisión que puede ser revisada por la OSHRC en pleno y, en última instancia, por un tribunal federal de apelaciones.

Impugnar una citacao puede tardar meses o años en resolverse. Durante el período de impugnación, la multa queda suspendida (no necesita pagarla), pero usted sigue obligado a corregir el perigo para la fecha de corrección, a menos que la fecha de corrección tambem sea impugnada y suspendida.

Factores de reducción de multas

Ya sea a través de una conferencia informal o de una impugnación formal, OSHA considera varios factores al determinar el monto final de la multa:

Gravedad. La severidad de la posible lesión y la probabilidad de que ocurra una lesión. Este es el factor principal y determina la multa base.
Tamaño del empleador. Los empleadores pequeños (menos de 250 empleados) pueden recibir reducciones. Los empleadores con 25 o menos empleados pueden recibir hasta un 60% de reducción; aquellos con 26 a 100 empleados pueden recibir hasta un 40%; aquellos con 101 a 250 pueden recibir hasta un 20%.
Buena fe. Los empleadores que demuestran un programa escrito y eficaz de seguranca y salud, inspecoes regulares y un compromiso genuino con la seguranca pueden recibir hasta un 25% de reducción. Contar con documentacao de seguranca organizada y actualizada es la evidencia más visible de buena fe.
Historial. Los empleadores sin citacoes graves, intencionales o repetidas en los últimos cinco años pueden recibir hasta un 10% de reducción.

Estas reducciones se aplican al monto de la multa base. Para un desglose detallado, consulte nuestra guia de multas y multas de OSHA y nuestra calculadora de multas.

Requisitos de corrección (abatement)

Toda citacao con una violacao clasificada como grave o superior incluye una fecha de corrección — el plazo para el cual debe corregir la condicao perigosa. La corrección es obligatoria incluso si usted está impugnando el monto de la multa (a menos que la fecha de corrección en sí tambem sea impugnada).

Certificación de corrección

Para violacoes graves, intencionales, repetidas y de falta de corrección, los empleadores deben presentar una certificación escrita de corrección a la oficina de área de OSHA que emitió la citacao. La certificación debe incluir:

La fecha y el método de corrección de cada ítem citado.
Una declaración de que los empleados afectados y sus representantes han sido informados de la corrección.
Documentacao de las acoes correctivas (fotografías, órdenes de compra de equipo de seguranca, procedimientos revisados, registros de treinamento).

Petición de Modificación de la Corrección (PMA)

Si no puede corregir el perigo para la fecha de corrección a pesar de un esfuerzo de buena fe, puede presentar una Petición de Modificación de la Corrección (Petition for Modification of Abatement, PMA) ante la oficina de área de OSHA. La PMA debe presentarse al menos un día laborable antes de la fecha de corrección y debe explicar por que se necesita tiempo adicional, qué medidas de protecao provisionales están en vigor y la nueva fecha de corrección propuesta.

Impacto en su negocio

Las citacoes de OSHA tienen consecuencias más allá de la multa inmediata:

Precalificación y licitacoes. Los empreiteiros generales, ISNetworld, Avetta y otras plataformas de precalificación preguntan sobre citacoes de OSHA. Una citacao no resuelta o repetida puede descalificarlo para licitar en proyectos.
Seguros. Su tasa de modificación de experiencia (EMR) y su historial de citacoes afectan las primas de compensacao de trabalhadores y de responsabilidad general.
Exposición a repeticiones. Una citacao en su historial aumenta lo que está en juego en futuras inspecoes. Una segunda violacao de la misma norma dentro de cinco años se convierte en una violacao repetida con multas de hasta $161,323.
Registro público. Los resultados de las inspecoes y las citacoes de OSHA se pueden consultar públicamente en el sitio web de OSHA. Los empreiteiros generales, clientes y competidores pueden consultar su historial de inspecoes.

Como fortalecer su posición

La posición más sólida en cualquier respuesta a una citacao es contar con un programa de seguranca escrito, organizado, actualizado y especifico para su empresa antes de que la inspecao siquiera ocurra. Los empreiteiros que pueden mostrarle a un oficial de conformidade un programa escrito que aborda los perigos en cuestión — junto con registros de treinamento, bitácoras de inspecao y un claro compromiso de la gerencia — tienden a obter mejores resultados en las conferencias informales.

Un programa de seguranca escrito no garantiza una inspecao sin observaciones ni evita las citacoes. Pero es la evidencia más visible de buena fe y la base sobre la que se construye cualquier otra defensa. Para más informacao sobre lo que implica una inspecao de OSHA, consulte nuestra guia del empreiteiro sobre las inspecoes de OSHA. Para requisitos especificos por estado, consulte nuestra guia de OSHA estado por estado.

Esta informacao es de referencia general. Consulte a un profesional de seguranca calificado o a un abogado para situaciones especificas.